身心障礙機構評鑑90天倒數計畫：三階段備審時間表與任務分工
評鑑準備沒有計畫等於沒有準備。本文提供109年度身心障礙福利機構評鑑90天倒數計畫，分三階段（自評規劃→文件補強→演練確認），並附角色分工表，讓備審工作有序推進，不在最後一刻手忙腳亂。
重點摘要：身心障礙福利機構 109 年度評鑑涵蓋 49 項指標，若等到評鑑通知下達後才開始準備，通常只剩 4-6 週。本文提供 90 天倒數計畫，分三個階段系統推進：自評找缺口、補強文件、演練確認，搭配明確的角色分工，讓每位同仁都知道自己的任務。
為什麼評鑑準備需要 90 天
很多機構的評鑑準備模式是：接到通知 → 開始找文件 → 發現東西不齊 → 最後一個月瘋狂趕製。這種方式不只耗費大量人力，也常常在評鑑當天發現仍有遺漏。
109 年度身心障礙福利機構評鑑有 49 項指標，涵蓋行政組織、環境設施、專業服務三大面向，涉及主任、行政、設施管理員、社工師、護理師、教保員等多個角色。49 項指標需要的佐證文件類型差異極大，有些需要三年紀錄（如 1106 人力配置、1104 員工健檢），有些需要定期執行留存（如 ISP 每兩週執行紀錄），無法在短時間內補齊。
90 天計畫的核心概念：用前 30 天找問題、中間 30 天解決問題、最後 30 天驗證解法。
第一階段：自評與整體規劃（第90-61天）
這個階段的目標是全面摸清「機構現在的備審狀態」，找出哪些指標已準備好、哪些有缺口。建議在此階段完成以下任務：
- 印出 109 年度 49 項指標清單：依三大面向（行政 11 項、環境 20 項、專業 18 項）分頁，逐一確認。
- 召開備審啟動會議：由機構主任主持，說明評鑑時程與重要性，並完成角色分工（見下方分工表）。
- 完成逐項自評：各負責人員對自己分配到的指標進行首次自評，標記綠（齊全）、黃（需補強）、紅（缺失）。
- 建立缺口清單：彙整所有黃色和紅色項目，排定補強優先順序（以分數高的指標優先）。
- 確認三年紀錄是否齊全：1106 人力配置（三年月均值）、1104 員工健檢（三年紀錄）是高分指標，需早期確認。
第二階段：文件補強與系統建置（第60-31天）
這是備審過程中工作量最大的階段，各角色集中補強自己負責的指標文件：
- 優先處理「無法補救的紅色項目」：例如 ISP 執行紀錄若過去幾個月有空缺，無法事後補填；消防設備未定期檢修，需要安排補檢。這類問題越早發現越好。
- 建立佐證資料索引目錄：依三大面向建立三個資料夾，每個指標一個子資料夾，並製作「本指標佐證文件清單」。
- 進行文件一份多用盤點：確認哪些文件可以同時支援多個指標（如員工訓練簽到表可支援 1105 員工訓練、4201 專業團隊訓練、4306 感染管制訓練）。
- 安排補件行程：對需要排程才能補齊的項目（如員工健檢、消防演練、ISP 檢討會議），在第二階段安排執行。
- 第二次自評：在第二階段結束前進行第二次全面自評，確認原有的黃色和紅色項目是否已改善。
第三階段：模擬演練與最後確認（第30-1天）
在這個階段，所有核心文件應已到位，重點轉移到「讓評鑑委員快速確認我們已準備好」：
- 進行一次全所模擬評鑑：由機構主任擔任評鑑委員，逐一翻閱佐證資料夾，確認索引清晰、文件易找。
- 訪談工作人員：4101-4103（ISP）、4201（跨專業團隊）、緊急應變等指標，評鑑委員可能直接訪談工作人員。要確保相關人員能清楚說明指標內容與執行方式。
- 現場環境最終巡檢：3101-3114 所有環境設施指標逐項現場確認，特別注意消防設備（3105）、逃生路徑（3106）、無障礙設計（3102）。
- 確認評鑑當天行程安排：評鑑委員到訪的接待流程、導覽人員指定、資料夾擺放位置。
90天計畫的角色分工
身心障礙福利機構評鑑涉及三大面向，建議依機構角色進行明確分工：
- 機構主任／院長：統籌評鑑準備、負責行政組織面向中的 1101（董事會）、1102（管理制度）、1103（機構配合）及財務面向（2101-2104）。同時負責拍板補強資源分配。
- 行政人員：負責 1104（員工健檢）、1105（員工訓練）、1106（人力配置）的文件彙整，以及人事相關紀錄整理。
- 設施管理員／安全委員：負責環境設施面向（3101-3114）所有計分指標，以及 3115-3119 不計分指標的現況記錄。核心任務是確保 3105 消防安全所有子項目齊全。
- 社工師：負責 4101-4103（ISP 三項）、4201（跨專業團隊）、4401-4402（社區與家庭支持）。
- 護理師：負責 4207（壓傷預防）、4301-4306（健康管理與感染管制）。
- 教保員：負責 4202（輔具）、4203（特殊支持）、4204（體能休閒）、4303（膳食服務）。
💡 省時提示：使用 報告汪 的定期追蹤功能，可以設定各指標的負責人和完成期限，並即時查看整體備審進度百分比，讓機構主任掌握哪些指標已完成、哪些還在進行中。
常見問題 FAQ
如果收到通知時距離評鑑只剩 30 天，怎麼辦？
30 天備審的重點是「集中火力在高分指標和可補齊的文件」。建議第一週完成快速自評，第二週集中補強高分指標（1106 人力、3105 消防、4101-4103 ISP），第三週做佐證索引和人員訪談準備，最後一週現場巡檢和文件最終確認。不計分的 5 項環境指標（3115-3119）可以在時間不足時暫緩，優先確保有分數的 44 項。
評鑑 90 天前機構通常還不知道確切評鑑日期，怎麼規劃？
建議依照「機構自主準備時程」規劃，不用等評鑑通知才開始。若機構上次評鑑是 5 年前，可將「本年度」設為假定評鑑年，提前進行年度自評。許多有持續改善文化的機構，會將評鑑準備納入年度計畫，每季完成一次指標自評更新，讓評鑑準備成為日常管理的一部分。
多人協作的備審過程，如何確保不漏掉任何指標？
建議使用實體或電子「指標進度看板」，列出 49 項指標、負責人、目前狀態（未開始/進行中/完成）、完成期限。每週備審會議時逐一更新。若使用報告汪的多人協作功能，可以直接在平台上指派負責人並查看即時進度，避免口頭交辦後遺忘的情況。
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