四大機構實戰情境

痛點

管理 15 名居服員，每月月底要催繳日誌，逐一確認誰交了、誰沒交，光催繳就要花 30 分鐘以上。

解法

為每位居服員建立姓名標籤，所有日誌上傳時加上對應標籤。月底直接用標籤篩選，未繳的居服員名字欄空白一目瞭然。

痛點

評鑑前要從散落各處的資料夾中找出評鑑委員要求的文件，每次都要花好幾天整理，還會有遺漏。

解法

平時為每份文件加上評鑑相關標籤（例如：「評鑑A類」「送審必備」），評鑑前點選「送審必備」標籤，所有要準備的文件一次列出，逐一確認勾選。

痛點

每月各職類（護理、社工、照服）要分別提交月報，格式不統一，主任彙整時需要大量編輯，耗時耗力。

解法

各職類使用相同模板，上個月的月報一鍵複製後，只用 AI 修改有異動的段落（服務人次、活動場次等數字）。主任僅需確認彙整，不用再重新排版。

痛點

不同護理師的交班紀錄格式落差大，護理長每天都要花時間修改格式，確保紀錄符合醫院標準。

解法

建立標準交班紀錄模板，每班複製前一班模板，用 AI 指令修改差異（病人狀況更新、用藥調整等），加上班別標籤後儲存。

痛點

每月月底社工月報要從零開始撰寫，格式要符合公所規定，撰寫加上反覆修改要 2 小時以上。

解法

複製上個月月報，針對有變動的段落（本月服務人次、個案異動、活動辦理情形）各下一次 AI 指令更新，最後統整格式確認後儲存。

痛點

剛到職的新進照服員不熟悉機構的文書格式，撰寫日誌時常常格式不正確，需要前輩花時間一對一指導。

解法

建立報告庫「範本」標籤，將優良的日誌報告標記為範本，新進人員直接瀏覽範本學習格式，撰寫時參考同類報告的用詞與結構。